Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest podmiot prowadzący serwis Noxify (dalej: „Noxify" lub „Administrator").

Kontakt z Administratorem: kontakt@noxify.pl

2. Jakie dane zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z platformy przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane konta: adres e-mail, imię i nazwisko, rola w organizacji.
• Dane organizacji: nazwa firmy, NIP, adres siedziby, dane kontaktowe.
• Dane zgłoszeń serwisowych: opis usterki, lokalizacja, daty, status, zdjęcia urządzeń lub usterek, notatki techników.
• Dane techniczne: adres IP, logi dostępu, informacje o przeglądarce i urządzeniu (zbierane automatycznie przez infrastrukturę hostingową).

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): rejestracja konta, zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi, generowanie raportów — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy zawartej poprzez zaakceptowanie Regulaminu.
• Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapewnienie bezpieczeństwa systemu, zapobieganie nadużyciom.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): analityka ruchu i wydajności oraz chatbot wsparcia na stronach publicznych — wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

4. Podwykonawcy i przekazywanie danych

W celu świadczenia usługi korzystamy z następujących zaufanych podwykonawców (podmiotów przetwarzających). Wykaz jest zgodny z listą podprocesorów Noxify v0.2.

Dane kont i zgłoszeń Klientów

• Supabase Inc. (San Francisco, USA) — hosting bazy danych i plików. Dane są przechowywane na serwerach w regionie eu-central-1 (Frankfurt). Transfer do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Vercel Inc. (Covina, Kalifornia, USA) — hosting aplikacji (udostępnianie serwisu i wykonywanie jego funkcji po stronie serwera) oraz — wyłącznie po Twojej zgodzie na pliki cookie — analityka ruchu (Vercel Web Analytics) i pomiar wydajności (Vercel Speed Insights). Przetwarzanie odbywa się w infrastrukturze rozproszonej globalnie (edge, w tym w USA). Transfer danych poza EOG odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• OVH SMTP (ssl0.ovh.net, kontakt@noxify.pl) — dostawca e-maili transakcyjnych — wysyłka powiadomień systemowych (zaproszenia, potwierdzenia konta, alerty). Dane przekazywane to wyłącznie adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości.

Odwiedzający strony publiczne — chatbot wsparcia

Chatbot wsparcia działa na publicznych podstronach Noxify wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie. W stosunku do danych odwiedzających te podstrony Noxify jest administratorem danych. Przetwarzanie to jest odrębne od przetwarzania danych w kontach Klientów (zgłoszenia, lokalizacje, dane organizacji) — tych danych nie przekazujemy przez aplikację do chatbota ani do dostawcy modelu językowego.

• Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) — hosting strony chatbota osadzanego na publicznych podstronach Noxify w domenie brand-widget.pages.dev. Cel: dostarczenie skryptu widgetu chatbota do przeglądarki użytkownika. Transfer danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz uczestnictwa Cloudflare w programie EU-US Data Privacy Framework (DPF).
• Supabase Inc. — instancja wswijojuslscvxurukxn.supabase.co (drugi projekt) — backend chatbota osadzonego na stronach publicznych: przechowywanie historii wiadomości oraz uwierzytelnianie sesji użytkownika chatbota. Dane przechowywane na serwerach w regionie eu-central-1 (Frankfurt). Transfer do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz EU-US Data Privacy Framework (DPF).
• Anthropic PBC (USA) — dostawca modelu językowego, na którym działa chatbot wsparcia; przetwarza treść wiadomości wpisywanych przez odwiedzającego w oknie chatbota. Transfer do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Poza powyższymi przypadkami Noxify nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie ujawnia danych osobowych osobom trzecim, chyba że wymaga tego prawo.

5. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres:

• trwania umowy (aktywne konto) — dane konta i zgłoszeń serwisowych,
• 5 lat od zakończenia umowy — dane niezbędne do celów rachunkowych i podatkowych,
• do wniesienia skutecznego sprzeciwu — dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• dane o nieudanych próbach logowania (adres e-mail, adres IP) — 24 godziny.

6. Twoje prawa

Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO (m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celu, w którym zostały zebrane).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazać je innemu administratorowi.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych przez RODO.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@noxify.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

7. Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):

• Strona internetowa: uodo.gov.pl
• Adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
• E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

8. Pliki cookie

Noxify używa wyłącznie niezbędnych plików cookie do zarządzania sesją użytkownika (uwierzytelnienie). Nie stosujemy plików cookie analitycznych ani marketingowych bez Twojej zgody.

Po Twojej zgodzie (baner cookie) ładujemy dodatkowo chatbota wsparcia oraz analitykę ruchu i wydajności (Vercel). Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem „Pliki cookies” w stopce serwisu.

9. Zmiany polityki prywatności

O istotnych zmianach w niniejszej polityce prywatności poinformujemy użytkowników drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem serwis.noxify.pl/polityka-prywatnosci.

10. Dostęp Operatora

Noxify zastrzega prawo dostępu do kont Klientów wyłącznie w celach wsparcia technicznego, diagnozowania błędów oraz wykonania obowiązków prawnych. Każdy dostęp jest rejestrowany w systemie audit log z informacją o operatorze, dacie, godzinie i zakresie działań.

11. Plany dotyczące impersonacji dla Wsparcia

Noxify planuje wdrożyć funkcję tymczasowego dostępu do konta Klienta (impersonacja) wyłącznie w celach diagnostycznych i wsparcia technicznego. Funkcja będzie dostępna wyłącznie za uprzednią, wyraźną zgodą Klienta wyrażoną e-mailowo lub przez system zgłoszeń. Każda sesja impersonacji będzie logowana w audit logu z dokładną datą, godziną i powodem. Po wdrożeniu funkcji Klient będzie mógł zażądać raportu z dostępów pisząc na kontakt@noxify.pl.